Sukces w dotacjach to pieniądze na koncie, a nie podpisana umowa. Między jednym a drugim jest rozliczenie — etap, na którym najczęściej znikają części dofinansowania. Wydatek poniesiony bez właściwej procedury, faktura opisana niezgodnie z wymogami, wskaźnik nieosiągnięty w terminie: każda z tych rzeczy pomniejsza wypłatę.
Zakres obsługi finansowej projektu
- Wnioski o płatność — zaliczkowe, refundacyjne i końcowe, wraz z zestawieniami dokumentów i dowodami zapłaty.
- Harmonogram i sprawozdawczość — aktualizacje harmonogramu płatności, raporty okresowe, informacje o postępie rzeczowym i finansowym.
- Postępowania ofertowe — przygotowanie zapytań zgodnych z zasadą konkurencyjności, publikacja w bazie konkurencyjności, protokoły wyboru wykonawcy.
- Zmiany w projekcie — wnioski o zmianę zakresu, budżetu albo terminów, z uzasadnieniem akceptowalnym dla instytucji.
- Przygotowanie do kontroli — kompletowanie teczki projektu, przegląd zgodności wydatków i próbna kontrola przed wizytą instytucji.
Harmonogram jako narzędzie zarządzania płynnością
Refundacja przychodzi po zapłaceniu faktury, nie przed. Między wydatkiem a wpływem środków mija zwykle kilka tygodni, a przy uzupełnieniach nawet kilka miesięcy. Dlatego harmonogram płatności planujemy pod przepływy pieniężne firmy, a nie tylko pod terminy wynikające z umowy — z wykorzystaniem zaliczek tam, gdzie program je dopuszcza.
Trwałość projektu po zakończeniu
Obowiązki nie kończą się z ostatnią płatnością. Przez okres trwałości — najczęściej trzy lub pięć lat — trzeba utrzymać efekty projektu, miejsce realizacji inwestycji i osiągnięte wskaźniki. Sprzedaż dofinansowanej maszyny albo przeniesienie produkcji w tym okresie może oznaczać zwrot dotacji z odsetkami. Prowadzimy monitoring tych zobowiązań i przypominamy o sprawozdaniach.
